Plazos para su implementación
El pasado 30 de noviembre de 2021 fue aprobado, por el Consejo de Ministros, el proyecto de Ley sobre la factura electrónica. Se trata de una medida que digitalizará las relaciones empresariales, reducirá los costes de transacción y facilitará la transparencia en el tráfico mercantil. Así mismo, proporcionará una herramienta eficaz para combatir la morosidad en las operaciones comerciales y evitará el fraude fiscal.
Una vez que se lleve a cabo su publicación en el BOE, los plazos para la implementación de la factura electrónica serán los siguientes:
- Fase 1: dirigida a las grandes empresas cuya facturación anual sea superior a 8 millones de euros. En este caso, dispondrán de un plazo de un año desde su publicación en el BOE.
- Fase 2: El resto de empresas y autónomos dispondrán de un plazo de 3 años tras la publicación de la ley en el BOE. Para ello se establecerá un calendario gradual.
La emisión de facturas electrónicas es obligatoria, siempre que éstas estén relacionadas con la Administración Pública y superen los 5.ooo€. Esto lleva siendo así desde hace aproximadamente unos 7 años.
A pesar de que la digitalización va a un ritmo mucho más lento del esperado parece que, poco a poco, se está convirtiendo en una realidad.
Obligatoriedad de la factura electrónica
Beneficios y desventajas del uso de la factura electrónica
La implementación de la facturación electrónica nos proporcionará una serie de beneficios, entre ellos:
- Mayor seguridad y automatización de los procesos.
- Ahorro en papel y reducción del impacto ambiental.
- Lograr una mayor transparencia en los procesos mercantiles.
- Menor extravío. Al tratarse de envíos digitales con certificado electrónico resulta prácticamente imposible que las facturas se pierdan.
- Reducción de fallos y errores en las facturas.
- Menor probabilidad de falsificación.
- Agilización en las tramitaciones y el consecuente ahorro de espacio.
- Reducción en los costes de transacción.
- Digitalización de las relaciones empresariales.
- Se convertirá en requisito imprescindible para acceder a ayudas y subvenciones de la Administración Pública.
Pero, no todo son ventajas. Existe un colectivo, concretamente aquellas personas que se encuentran cercanas a su jubilación, que desconoce cómo implantar la factura electrónica en su negocio. Este colectivo, junto a las empresas tradicionales de toda la vida, no debe quedar atrás durante el proceso de digitalización.
Para ello, se ha puesto en marcha el Programa Digital Toolkit que ayudará a adoptar soluciones tecnológicas a las empresas y autónomos para su digitalización.
Factura electrónica entre empresas y autónomos
Realmente, el cambio que se va a producir con el proceso de digitalización, respecto a la facturación, va a ser el formato, pasando de papel a medios electrónicos. Podrá expedirse y recibirse en formato XML, PDF, DOC, etc. Su validez legal a la hora de justificar las operaciones será la misma, esto no cambia en absoluto respecto a las facturas emitidas en soporte papel. Su contenido será igual que el de la factura tradicional. Para la expedición de la facturación electrónica será necesario el consentimiento del destinatario. Esta es la única diferencia que existirá con la facturas emitidas en papel.
Los autónomos y las empresas deberán facilitar a sus destinatarios programas para que éstos puedan leer, copiar, descargar e imprimir las facturas electrónicas de forma gratuita. Así mismo, los destinatarios tendrán derecho a consultarlas durante los últimos 4 años, aunque éstos hubieran dejado de ser clientes de la empresa que emitió la factura.
¿Qué sucederá si no se ofrece a los clientes la posibilidad de recibir facturas electrónicas?
En este caso, la empresa estaría cometiendo una infracción administrativa y podría ser sancionada con apercibimiento o multa de hasta 10.000€. Igualmente, esta sanción, será de aplicación para el caso de no permitir el acceso a las facturas a quienes hayan dejado de ser clientes.
Corresponderá a la persona titular de la Secretaria de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial la imposición de dicha sanción.
Obligatoriedad de la factura electrónica
¿Cómo se podrá garantizar su autenticidad e integridad?
El contenido de la factura electrónica se podrá garantizar mediante:
- Firma electrónica avanzada basada en un certificado electrónico reconocido.
- Intercambio electrónico de datos (EDI). Las empresas podrán compartir e intercambiar información de forma estandarizada.
- Cualquier otro medio previamente comunicado y validado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
El destinatario deberá conservarlas en el mismo formato y soporte original en el que le fueron remitidas. Para ello, deberá disponer de software que le permita verificar la validez de la firma, así como almacenar los ficheros de las facturas.
Emisión de facturas electrónicas por comunidades autónomas y sectores de actividad
El uso de facturas electrónicas ha sufrido un notable incremento en el último año. Si desglosamos su uso por comunidades autónomas, nos encontramos que Madrid es la comunidad que más facturas electrónicas emite, seguida de Cataluña y Andalucía. El sector servicios y el de industria son los que más emplean la facturación electrónica.
En cuanto al tamaño de las empresas, las pymes son las que emiten una mayor proporción de facturas electrónicas al año.
Desde MCle Asesores recomendamos la implementación de la factura electrónica de cara a optimizar los procesos y a reducir los costes administrativos de tu empresa.
Obligatoriedad de la factura electrónica.
