¿Cómo Hacer una Factura? Una Guía Paso a Paso

Qué es una factura

Es un documento mercantil que recoge al detalle la prestación de un servicio o la venta de un bien entre dos partes.

Tradicionalmente este documento se realizaba a mano sobre una plantilla ya configurada y se rellenaban los datos pertinentes. Con la informatización del trabajo este procedimiento ha quedado obsoleto y lo habitual ahora es la remisión mediante mail del pertinente documento o la propia impresión de la factura en el lugar donde se realiza en pdf.

Qué debe contener una factura

• Número de factura.
  • Cada una de las facturas que emitamos así como las que recibamos deberá llevar un número de control. El número deberá ser correlativo y no podrá haber saltos entre facturas. Es decir, hacemos la factura numero 1, después hacemos la factura numero 2 pero tiene un error de forma o tachadura, esto no quiere decir que debamos hacer la factura número 3 para corregir esta, sino que deberemos volver a hacer la factura numero 2 de nuevo.
• Fecha.
  • Fecha en que se hace la factura o el día de la emisión Es muy importante que estas fechas sean correlativas con el número de factura.
• Identificación del emisor y remitente.
  • Nombre y apellidos, en su caso o denominación social de ambas partes en la operación. Tanto quien emite la factura como quien la recibe.
• Domicilio.
  • Domicilio de ambas partes participantes
• Detalles de la operación.
  • Denominación del producto o servicio y el precio unitario como la base imponible. También deberá constar el tipo de IVA  a aplicar, la retención de IRPF en su caso. También se hará constar cualquier particularidad que deba recogerse, como un descuento en el precio…
• Importe.
  • Importe total a pagar por el receptor: suma de la base imponible + IVA – IRPF (si procede)
• Fecha de pago.
  • Fecha en que se efectuará el pago si es diferente al día de la fecha en que se emite.

Cómo hacer una Factura en Excel

Las facturas pueden ser creadas en diferentes tipos de plataformas. Una de las herramientas más usado por los autónomos es el Excel. Os dejamos este video tutorial a modo explicativo

¿Cuándo es obligatorio hacer una factura?

1. Estaremos obligados a emitir factura siempre que realicemos un servicio o vendamos un bien. También estaremos obligados a conservar la que nos remitan a nosotros. Todos estos documentos deben ser archivados y conservados por el autónomo para la cumplimentación de sus obligaciones fiscales como por ejemplo la declaración trimestral de IVA o de IRPF. Deberán obrar en nuestro poder ya que son susceptibles de ser solicitadas por la administración en cualquier momento. Deberemos conservar las facturas de los 4 últimos años.
2. Estamos obligados a emitir facturas aun cuando prestemos un servicio exento de IVA.
3. Cuando el destinatario sea un empresario o cuando el cliente lo solicite será obligatoria su expedición

Fecha para emitir facturas.

Si el receptor es un consumidor final, es decir, no se trata de un empresario, deberá emitirse en el mismo momento  de producirse la transacción. En este caso puede ser valido el ticket de compra o la factura simplificada.

Si el receptor es un empresario deberá realizar antes del día 16 del mes siguiente a que se produjese la operación.

Peculiaridades a tener en cuenta.

Existen ciertas situaciones que pueden dar lugar a una complejidad determinada a la hora de emitir facturas correctamente, pues son muchos los factores a tener en cuenta dependiendo de la situación en que nos hallemos. Lo recomendable en estos casos es disponer de un asesor que pueda informarnos acerca de la idoneidad o de la forma correcta para emitir una factura sin incurrir en errores. A continuación unos ejemplos;

Inversión del sujeto pasivo.

Esta situación se produce cuando es el receptor de la factura y no el emisor quien ha de encargarse de la inclusión del IVA y de su correspondiente declaración. Esta situación se da en determinadas situaciones que aparecen previstas en la ley del IVA. Por tanto en este caso, si somos nosotros los encargados de expedir la factura con inversión del sujeto pasivo (ISP) lo que tendremos que hacer es una factura en la que no incluyamos el IVA, pero ojo, deberemos adjuntar la siguiente leyenda “operación no sujeta a IVA por inversión del sujeto pasivo contemplado en el artículo 84 de la ley del IVA”. El receptor de esta factura deberá declarar en su correspondiente impuesto el IVA que corresponda agregarle.

Factura exenta de IVA.

Existen actividades exentas de IVA, es decir, no pueden incluir el IVA en sus facturas puesto que no tienen la obligación de recaudarlo. Por ejemplo la enseñanza. Supongamos una academia expide un recibo a su alumno por el importe estipulado. Esta factura irá sin IVA y deberá incluir en ella el texto “factura exenta de IVA”.

Desde MCLE ASESORES aconsejamos contar con la asesoría de un profesional a la hora de facturar y de solventar cualquier duda que exista a la hora de emitir o recibir una factura puesto que su mala gestión es susceptible de sanción e inspección por la Agencia Tributaria.